Le caractère recouvrable de certaines créances peut apparaître comme incertain. Par exemple, parce qu’elles sont échues depuis trop longtemps ou encore parce que leur débiteur est en faillite. Il existe donc un doute sur la recouvrabilité de telles créances. Toutefois, il n’est pas certain qu’elles soient définitivement perdues.

Afin d’identifier ce type de créances, elles sont isolées sur des comptes spécifiques de créances douteuses. Le cas échant, une prise en charge de la perte probable est actée. Lors du dénouement financer, une des spécificités du secteur public est de transférer tout ou partie de la créance douteuse en créance irrécouvrable en cas de perte totale ou partielle.

2.1 Mise en créance douteuse

Une créance nait lorsque les quatre conditions figurant à à l’article 56 de l’Ordonnance portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale et définissant un droit constaté sont remplies, à savoir :

- Son montant est déterminé de manière exacte ;
- L’identité du débiteur ou du créancier est déterminable ;
- L’obligation de payer existe ;
- Une pièce justificative est en possession de l’entité comptable concernée¹.

La constatation d’un droit est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent établit le droit constaté, conformément à l’article 68.

Tout droit constaté doit faire l’objet d’un ordre de recouvrement établi par l’ordonnateur compétent.

Le comptable de recettes est responsable du recouvrement des recettes qui dépendent de lui².

S’il y a des indices que le montant n’est pas recouvrable, une créance douteuse est comptabilisée.

L’ordonnateur compétent doit procéder au recouvrement des montants indûment payés.

Sauf disposition particulière, des intérêts de retard sont dus en cas de non-paiement à l’échéance par le débiteur³. Le calcul de ces intérêts est à charge du comptable responsable.

Une créance devient douteuse quand elle est envoyée au service juridique (ou huissier) par le comptable de recettes, précisément à partir de la réception de l’accusé de réception du service en question qui assure qu’il reprend la gestion du recouvrement de la créance⁴.

Typiquement, une créance devient douteuse après un certain nombre de rappels (2 au moins) et une mise en demeure.

A ce moment, les créances douteuses sont créditées du compte « clients » (4000, 4001 ou 4002) par le débit du compte « créances douteuses » (4070, 4071 ou 4072).

Lorsqu’un accord a été obtenu sur un étalement de paiement, la créance ne doit pas être mise en créance douteuse mais rester (ou revenir) sur le compte client (4000, 4001, 4002).

2.2 Règles d’évaluation

2.2.1 Valeur nominale

Les créances et les dettes, incorporées ou non dans des titres, sont portées dans les comptes et au bilan à leur valeur nominale.

2.2.2 Réduction de valeur actée :

Art. 10. § 3 de l’A.R. du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable (Fédéral, communauté, régions, communes) : Les créances font l’objet de réductions de valeur si leur remboursement à l’échéance est, en tout ou en partie, est incertain.

2.2.3 Reprise de réduction de valeur

Une reprise de réduction de valeur est enregistrée lorsque le débiteur paie partiellement ou totalement le montant de la créance douteuse mis en réduction de valeur.

2.3 Mise en irrécouvrable

Lorsque la créance est définitivement perdue (disparition du débiteur, paiement avec un chèque volé pour lequel la victime a formulé opposition au paiement, liquidation judiciaire du débiteur,…), elle devient irrécouvrable.

Une pièce justificative (acte de décès, attestation de faillite du curateur, extraction de la personne du RN,…) est nécessaire pour que le droit constaté puisse être annulé partiellement ou entièrement par l’ordonnateur compétent.

Concrètement, c’est l’ordonnateur qui, dans ce cas, peut décider d’annuler le droit constaté et mettre en irrécouvrable. Il est donc nécessaire de disposer d’un document signé par l’ordonnateur (ordre d’annulation avec pièces justificatives jointes)!

Si la procédure de recouvrement est non-rentable (art. 72 2° de l’Ordonnance portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale)⁵, la décision de non-recouvrement peut être prise par le Gouvernement.

La mise en irrécouvrable se traduit par le crédit du compte « créances douteuses » (407…) et le débit du compte 4082 « Créances irrécouvrables.

Selon, l’art. 6. de l’A.R. du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable au fédéral, aux communautés, aux régions et aux communes : « Chaque élément du patrimoine fait l’objet d’une évaluation distincte. Toutefois : (…) lorsque les réductions de valeur à comptabiliser pour tenir compte du risque de non-récupération de créances ne sont pas individualisables, elles peuvent être déterminées par catégorie de manière globale sur une base statistique ».

Remarque : Lorsqu'un dossier est en litige (même pendant des années), tant qu’un jugement n’a pas été rendu, les créances ne sont pas mises en irrécouvrable.

2.3.1 Conservation des pièces justificatives

Les pièces justificatives doivent être conservées 10 ans (3 ans pour celles qui ne sont pas opposables aux tiers)⁶.

Remarque : si l’écriture qu’on veut passer concerne une erreur d’encodage par exemple, il ne s’agit pas d’un irrécouvrable, mais d’une annulation de droit (note de crédit interne). La mise en irrécouvrable concerne les créances qui ont été enregistrées et font l’objet d’une communication vers le tiers.

2.4 Imputation budgétaire

Les opérations citées précédemment sont non-relevantes jusqu’à la clôture définitive du dossier.

Une allocation de base spécifique doit être approvisionnée pour cela. Si le montant excède 8.500€, un engagement doit être fait.

¹Ordonnance portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale, Art. 56
²Ordonnance portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale, Art. 69
³Ordonnance portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale, Art. 68
⁴A.G.R.B.C. du 19 octobre 2006 portant sur les acteurs financiers, Art. 38
⁵Art.72. Les droits constatés au profit de chaque entité comptable s'éteignent par leur paiement, leur annulation ou leur prescription. Le Gouvernement peut annuler, partiellement ou entièrement, un droit constaté ou en acter la prescription dans les cas suivants : 1° sur la base d'une pièce justificative qui justifie l'annulation ou la prescription ; 2° en cas de non-rentabilité de la procédure de recouvrement pour une créance non fiscale. Le Gouvernement détermine les cas dans lesquelles la procédure de recouvrement est jugée non-rentable
⁶Ordonnance portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale, Art. 58

La vente de biens est enregistrée en comptabilité générale en débitant un compte « Clients » et un compte « TVA à payer » et en créditant un compte de produit « Ventes ». Les comptes de créances et de produits varient respectivement en fonction du type de client et du type de vente. De même, le code économique relatif au compte de produit varie également en fonction du type de vente.

Afin de se conformer à cette nomenclature, différents comptes de créances douteuses, de réduction de valeur sur clients et de créances irrécouvrables ont été créés dans SAP régional en fonction du type de tiers. La liste des comptes utilisés dans le schéma comptable est reprise ci-dessous.

4.1 Situation initiale

4.1.1 La vente (pièce = facture)

Soit une vente d’un bien fabriqué par l’entité pour 12.100€ tvac.

4.1.2 Le client devient douteux (pièce = accusé de réception du service juridique)

4.1.3 Prise en charge de la perte probable en compta générale

Hypothèse: réduction de valeur actée de 4.000€ (soit 40% de 10.000)

4.2 Dénouement

4.2.1 Cas n°1 : la perte supportée correspond à la réduction de valeur (soit 4.000€) --> Pièce justificative signée par le gouvernement suivant l’article 72 de l’Ordonnance portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale

1) Mise en irrécouvrable pour 4.000€ htva - montant recouvré 7.260€ tva

2) Transfert de la partie recouvrable du client douteux vers le client & réception du paiement

3) Clôture du dossier

4.2.2 Cas n°2 : la perte supportée est supérieure à la réduction de valeur (soit 7.000 € > 4.000€)

1) Mise en irrécouvrable pour 7.000€ htva - montant recouvré 3.630€ tva

2) Transfert de la partie recouvrable du client douteux vers le client & réception du paiement 

3) Clôture du dossier 

4) Alternative : Clôture du dossier 

4.2.3 Cas n°3 : la perte supportée est inférieure à la réduction de valeur (soit 2.000 € < 4.000€)

1) Mise en irrécouvrable pour 2.000€ htva - montant recouvré 9.680€ tva

2) Transfert de la partie recouvrable du client douteux vers le client & réception du paiement 

3) Clôture du dossier 

⇒ plutôt utiliser l’alternative dans ce cas

4) Alternative : Clôture du dossier